TELETRABAJO EN LA EMPRESA

El teletrabajo es una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologías de la información y la comunicación – TIC para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo.

Dada la conyuntura actual, los empresarios del país se pregunta con frecuecia ¿qué debo hacer para implementar el teletrabajo en mi empresa? ¿qué requisitos debo cumplir? ¿esto me generaría obligaciones adicionales frente a mis trabajadores?

Al respecto, es importante tener en cuenta que esta forma de organización laboral se encuentra regulada en la Ley 1221 del 2008 y en el Decreto 884 del 2012, normas jurídicas que establecen los parámetros y las líneas de ruta para su implementación, cuyos aspectos generales presentamos a continuación como guia para aquellos que estén interesados en la materia.

Lo primero que debe saber es que el teletrabajo cuenta con tres categorías o modalidades, a saber:

1. Autónomo. Son aquellos que utilizan su propio domicilio o un lugar escogido para desarrollar su actividad profesional, puede ser una pequeña oficina, un local comercial. En este tipo se encuentran las personas que trabajan siempre fuera de la empresa y sólo acuden a la oficina en algunas ocasiones.

2. Móviles. Son aquellos teletrabajadores que no tienen un lugar de trabajo establecido y cuyas herramientas primordiales para desarrollar sus actividades profesionales son las Tecnologías de la Información y la comunicación -TIC-, en dispositivos móviles.

3. Suplementarios. Son aquellos teletrabajadores que laboran dos o tres días a la semana en su casa y el resto del tiempo lo hacen en una oficina.

Así, es importante analizar la mejor alternativa de teletrabajo para las necesidades de su empresa o negocio, según si se pretende que el servicio sea prestado todos los días fuera de la sede de la compañía o en unos días específicos de la semana y según si se tendrá un lugar preestablecido en el cual el teletrabajadores estará ubicado o si, por el contrario, se pretende que pueda ejercer su labor desde cualquier lugar indeterminado.

La diferencia entre la modalidad de teletrabajo móvil, por una parte, y el teletrabajo autónomo y suplementario, por la otra, radica en que en las dos últimas el servicio es prestado en un lugar previamente establecido, que puede ser el domicilio del teletrabajador, en una pequeña oficina o en un local comercial, mientras que en aquella modalidad (móvil) el servicio es prestado en cualquier lugar (no tiene un lugar definido para ejecutar sus tareas) y su desarrollo se hace de manera indispensable a través de las TIC en dispositivos móviles, de manera que lo que las diferencia no es el número de días que el teletrabajador móvil presta sus servicios fuera de la oficina sino el lugar de prestación de esos servicios.

Dicho esto, aclaramos que, a pesar de que la norma establece que bajo la modalidad de teletrabajo autónomo se encuentran las personas que trabajan siempre fuera de la empresa y que el teletrabajo suplementario sólo se presta dos o tres días a la semana, esto no significa que el teletrabajo móvil tenga un limitado el tiempo en que está permitido estar fuera de la oficina, puesto que la diferencia entre esta y las otras dos modalidades de teletrabajo radica en el lugar de prestación de servicios y no en los días de trabajo fuera de la oficina. En otras palabras, el teletrabajo móvil no tiene un límite de días a la semana en los que se deban prestar los servicios en la sede de trabajo de la empresa, pues su esencia radica en que cualquier lugar es idóneo para el desarrollo de sus actividades, pues estas se ejecutan indispensablemente haciendo uso de dispositivos móviles, lo que tiene gran incidencia frente a la obligaciones del empleador en materia de seguridad y salud en el trabajo, como veremos más adelante, de manera que esta modalidad de teletrabajo (móvil) podría aliviar la carga de efectuar verificaciones rigurosas de las condiciones de los puestos de trabajo del teletrabajador.

Bajo este contexto, presentamos algunas de las obligaciones que toda empresa debe cumplir para implementar y ejecutar el teletrabajo en su organización:

• Suscribir un contrato y/o acuerdo de teletrabajo con el teletrabajador en los términos del artículo 3° del Decreto 884 del 2012.
• Incorporar en el Reglamento Interno de Trabajo las condiciones especiales para que opere el teletrabajo en la empresa, en especial, aquellas relacionadas con seguridad y prevención de riesgos laborales. Además, incluir los aspectos atinentes al adecuado uso de equipos, programas y manejo de la información.
• Informar a los Inspectores de Trabajo del respectivo municipio sobre los acuerdos de teletrabajo suscritos, según el formulario establecido por el Ministerio del Trabajo para estos efectos.
• Contemplar el puesto de trabajo del teletrabajador dentro de los planes y programas de salud ocupacional.
• Contar con una red de atención de urgencias en caso de presentarse un accidente o enfermedad del teletrabajador cuando esté trabajando.
• Afiliar al teletrabajador al Sistema de Seguridad Social Integral, donde se especifique la clase de riesgo del centro de trabajo del que depende el teletrabajador.
• Diligenciar el formulario de Reporte de Novedades, indicando que el trabajador pasa a tener la condición de teletrabajador y enviárlo a la ARL.
• Verificar las condiciones del centro destinado al teletrabajo, para dar cumplimiento a las condiciones de seguridad y salud en el trabajo, con la asesoría de la ARL.
• Asegurar que el teletrabajador realice el Autorreporte de Condiciones de Trabajo, para tramitar la identificación de condiciones de trabajo antes del inicio de la labor contratada.
• Allegar copia del contrato y/o acuerdo de teletrabajo a la ARL.
• Establecer las horas diarias y los días de la semana en que el teletrabajador debe estar accesible y disponible para la empresa en el marco de la jornada laboral.
• Suministrar a los teletrabajadores elementos de protección personal en la tarea a realizar y garantizar que los trabajadores reciban una formación e información adecuadas sobre los riesgos derivados de la utilización de los equipos informáticos y su prevención.
• Garantizar que los equipos de trabajo suministrados a los teletrabajadores tengan los medios de protección adecuados para la tarea a realizar.
• Verificar que las condiciones locativas e higiénicas del lugar en que se va a desarrollar el teletrabajo cumplan con las condiciones mínimas establecidas por la ley.
• Informar y dar una copia al teletrabajador de la política de la empresa en materia de salud y seguridad en el trabajo.
• Proveer y garantizar el mantenimiento de los equipos de los teletrabajadores, conexiones, programas, valor de la energía, desplazamientos ordenados por él, necesarios para desempeñar sus funciones.
• Cumplir con las obligaciones en Riesgos Laborales y en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), definidas en la normatividad vigente.

Adicionalmente, el artículo 6° de la Ley 1221 del 2008, establece la obligación para el empleador de "proveer y garantizar el mantenimiento de los equipos de los teletrabajadores, conexiones, programas, valor de la energía, desplazamientos ordenados por él, necesarios para desempeñar sus funciones". La finalidad de esta norma es clara en cuanto procura que los costos de operación y funcionamiento del empleador no sean trasladados a los teletrabajadores, de manera que estos tuviesen que incurrir en gastos que no estarían obligados a asumir bajo una modalidad de trabajo presencial. En este orden de ideas, es viable y habitual que las empresas, para alivianar un poco las cargas que tendrían que asumir para proveer directamente las conexiones, servicios de energía, gastos de desplazamiento y mantenimiento de equipos, reconozcan a sus teletrabajadores un rubro mensual global no constitutivo de salario que se asocia a esos gastos y suele denominarse auxilio de teletrabajo, el cual debe ser pactado en el contrato o acuerdo de teletrabajo, detallando con precisión cada uno de los gastos que se están compensando con el auxilio.

Es evidente la enorme carga que significa la implementación de teletrabajo en una empresa para ajustarse a los parámetros legales, de manera que lo más conveniente es contar con la asesoría adecuada de expertos en la materia, que comprende no solo un equipo jurídico especializado en asuntos de Derecho Laboral sino, también, con el acompañamiento permanente de un especialista en Seguridad y Salud en el Trabajo que verifique el cumplimiento de las disposiciones sobre la materia e incorpore el lugar de trabajo del teletrabajador dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para intervenir los riesgos laborales derivados de esa actividad.