Crear empresa en Colombia sin dolores de cabeza

Constituir una empresa en Colombia no es tan difícil como muchos piensan, pero sí es importante cuidar los detalles y no descuidar la legislación, porque un error -por pequeño que sea- puede generar un verdadero dolor de cabeza.

La abogada Ana María Vergara comparte su experiencia como especialista en Derecho Comercial y no da una serie de consejos que debemos tener en cuenta en el momento de crear empresa y en los primeros años de su puesta en marcha; además, aplaude la iniciativa de la facturación electrónica porque reduce costos para los empresarios y, seguramente, permitirá controlar mejor la evasión fiscal.

1. ¿Cuánto puede estar costando en Colombia la constitución de una empresa? ¿Varían mucho los precios entre "Sociedad por acciones simplificada" (SAS) y "establecimiento de comercio"?

El precio varía de acuerdo a los siguientes factores: número de establecimientos de comercio, avisos, capital suscrito, tipo de sociedad. En cuanto a este último, la SAS se constituye por documento privado, mientras que los demás tipos de sociedades se constituyen mediante escritura pública lo que genera un gasto extra. De manera que una SAS con 0 establecimientos de comercio, capital suscrito de $600.000 y 0 avisos puede conllevar un registro mercantil de $80.000.

2. ¿Cuáles son los tipos de empresas más comunes hoy en día?

Actualmente la más común es la SAS, porque su trámite es más expedito y económico.

3. ¿Qué elementos debemos tener en cuenta a la hora de la redacción de los estatutos?

Son varios puntos claves. Pero hay algunos que requieren una especial atención:

1. Junta Directiva. Aunque para las SAS no es necesario contar con ella, siempre es bueno tener una Junta. Pero ojo, no se le deben delegar las funciones más importantes como la elección del representante legal, gerente y revisor fiscal. Opino que esta función sí debe ser exclusiva de la Asamblea. Lo ideal, también, es que los miembros de la asamblea no sean miembros de la junta.
2. Colocar el verdadero valor de las acciones. Se acostumbra reducir el valor de las acciones para que el trámite sea más económico pero esto no es recomendable, sobre todo a la hora de solicitar créditos ante los bancos.
3. Derecho de preferencia a la hora de ceder las acciones.
4. Cláusula compromisoria de resolución de conflictos en centros de arbitraje y conciliación.
5. Reserva legal.

4. ¿Qué puede pasar si no tenemos registrados los libros de actas y de accionistas? ¿se pueden llevar los registros en el computador o es indispensable tenerlos en papel?

Es muy importante inscribirlos, porque de lo contrario pueden generarse sanciones por parte de las entidades de control y vigilancia. Por otra parte, el no inscribirlos hace que los mismos no sean oponibles frente a terceros. El plazo máximo es 2 meses si se emitieron en Colombia y 3 meses si fue en el extranjero. Por otra parte, sí pueden llevarse de manera electrónica.

5. ¿Cuáles son las mayores dificultades a las que se enfrentan los emprendedores que deciden constituir empresa?

Muchas veces los nuevos empresarios no toman en cuenta la homonimia (nombre ya existente) y al realizar el registro, es devuelto y deben modificar la razón social. Sin embargo, lo que más les asusta a las personas es el tema de impuestos, por lo que muchos prefieren registrase como personas naturales comerciantes y no constituir sociedad. Para los primeros las cargas son tributarias son mucho más bajas, toda vez que pertenecen al régimen simplificado.

6. ¿Considera que es fácil o difícil constituir empresa en Colombia? ¿Qué consejo daría a quienes lo están pensando o apenas comienzan los trámites?

Es fácil en tema de trámites. Pero deben ser muy cuidadosos en la redacción de los estatutos. También les aconsejo que analicen de acuerdo a su actividad, y su perspectiva de crecimiento si es más rentable crear empresa o registrarse como persona natural comerciante. Por otro lado, a la hora de diligenciar el Pre-RUT, les aconsejo que se asesoren de un contador que les ayude a definir cuáles son las obligaciones tributarias de la sociedad.

En cualquier fase de la creación o desarrollo de la empresa es importante contar con la asesoría de un abogado experto en derecho comercial.

7. ¿Qué opinión tiene del nuevo modelo de facturación electrónica que implementa la DIAN?

Es algo que se veía venir. Es un método muy interesante, que simplifica mucho las cosas y que colabora mucho con el medioambiente. Por otra parte, reduce los costos para las empresas y es un mecanismo mas efectivo contra la evasión.